Bokningsregler – Konferens

Definitioner

• ·Arrangemang – när lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring, t.ex. för konferens eller vid grupp- och festvåningsbeställning.
• ·Beställare – den person, juridisk eller fysisk, som är betalningsskyldig för arrangemanget.
• ·Leverantör – Thoresta Herrgård, den anläggning som levererar arrangemanget.
• ·Beställningens värde – avtalat pris för hela beställningen, eller beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare och dag, samt priset för särskilt beställda tjänster.
• ·Bokningsförmedlare – ett företag som förmedlar arrangemangsbokningar, med eller utan förmedling av betalning.

Beställning

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Vi bekräftar alltid mottagandet av en beställning skriftligt.

Avbeställning

Avbeställning ska ske skriftligt. Vid avbeställning senare än åtta respektive sex veckor före arrangemangets första dag debiteras en procentsats av beställningens värde enligt nedan. Vid avbeställning av del av beställning avser ersättningen den avbeställda delen.

Procentsatsen avser andel av bokningsvärdet och gäller både avbokning och förändring (t.ex. minskat deltagarantal).

Betalning

Beställaren ansvarar för samtliga kostnader som uppkommer enligt beställningen. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av oss i förväg. Uteblir deltagare från beställd måltid ger det inte rätt till nedsättning av priset.

Betalning sker enligt överenskommelse. Vid betalning mot faktura ska full likvid erläggas inom 30 dagar från fakturadatum. Överskrids betalningsfristen debiteras dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta plus åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

Vid delning av gruppfaktura tillkommer en avgift på 250 kr per faktura.

Särskilda önskemål

Särskilda önskemål – t.ex. specialkost, husdjur eller särskilda säkerhetsarrangemang – ska framföras redan vid beställningstillfället.

Specialkost

Specialkost är all mat som ändrats i förhållande till den mat som serveras till hela gruppen – medicinsk kost och allergikost, etisk eller religiös kost samt livsstilsdieter och personliga preferenser. Ni väljer vilken nivå på specialkost ni önskar i detaljplaneringen, via det dokument ni får av vår bokningsavdelning.

• ·Medicinsk och kulturell kost (ej fisk och kött) ersätts normalt med vegetarisk kost.
• ·Vi har tyvärr ingen möjlighet att anpassa oss efter luftburen allergi.

Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

Ansvar för egendom och skada

Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i leverantörens lokaler. Har leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt, eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom i låst förvaringsutrymme som leverantören tillhandahåller, om inte egendomen är av särskilt högt värde (se nedan). Beställaren ansvarar för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.

Värdefull egendom. Vill beställaren förvara egendom av högt värde i leverantörens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp ska leverantören upplysas om detta. Vid stöld eller liknande är leverantören ersättningsskyldig endast om leverantören skriftligen åtagit sig att ansvara för egendomen.

Bokning genom förmedlare

Sker bokning och betalning genom en bokningsförmedlare ska förmedlaren utan dröjsmål hålla leverantörens pengar avskilda på ett separat konto till dess utbetalning skett, och är redovisningsskyldig gentemot leverantören för medel som mottagits för leverantörens räkning.

Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut.