fbpx
08-582 426 00 info@thoresta.se

Konferensplanering – 10 steg för en lyckad konferens.

Steg 1 – Bestäm målet med konferens

Varje konferens behöver ha ett mål, vad som ska uppnås under och framförallt efter konferensen. Är det att bygga ett starkare lag, ta fram en ny affärsplan eller ladda upp ny energi efter en bra/dålig säsong.

 Vad målet än är så gör det så tydligt som möjligt. Sätt en titel på er konferens, kanske till och med en egen logga för årets konferens? Ju mer speciell ni gör konferensen desto större kommer intrycket att vara.

 För större konferenser kan det vara bra att ta fram hashtags för sociala medier så att ni redan innan konferensen kan kommunicera med deltagarna inför eventet.

Steg 2 – Bestäm din budget

En budget för konferensen behövs alltid, och det underlättar när du ska välja plats för konferensen. Nedan är en lista över de vanliga delarna som bör vara med i budgeten.

  • Konferenslokaler
  • Hotellrum
  • Transport
  • Måltider & Dryck
  • Eventuella externa talare
  • Aktiviteter
  • Presenter / Give aways

Steg 3 – Bestäm datum

Nu är det dags att bestämma datum för konferensen. Det absolut bästa är att planera långt fram i tiden, 6 månader upp till 12 månader om det går. Ju tidigare konferensen bokas in desto lättare är det att hitta en bra lokal samt boka in de deltagare som ska vara med på konferensen.

 Du behöver också bestämma hur lång konferensen ska vara. Är det en dag med övernattning eller två nätter med upp till tre dagars konferens.

 Populära upplägg på konferens är;

  • Anländer morgon. Konferens under förmiddagen och del av eftermiddagen. Aktivitet under senare delen av eftermiddagen. Fria aktiviteter under någon timmer innan middagen. Middag och eventuell aktivitet efter middagen. Konferens förmiddagen andra dagen. Hemresa före eller efter lunch
  • Anländer runt lunch första dagen. Konferens med välkomnande under eftermiddagen. Gemensam aktivitet, exempelvis spa-bad och bastu innan middagen. Middag och gemenskap under kvällen. Konferens förmiddag, lunch och sedan aktivitet på eftermiddagen för teambuilding. Avslut av konferens med utdelning av give-aways.

 Bra saker att tänka på;

  • Boka inte en konferens i samband med stora helger. Du vill inte hamna i en situation där deltagarna måste välja mellan aktiviteter.
  • Undvik semesterperioder som höstlov, sportlov och påsk. Om du inte vet att alla kan, då finns det också möjlighet till bra priser på lugna veckor.
  • Om ni är ett konsultföretag och har många som behöver resa till konferensen, boka en söndag som första dag. Genomför sedan konferensen under måndagen. Hemresa måndagskväll. På det sättet minimerar ni konferens på debiterbar tid och ger trots det utrymme för deltagarna att få helgtid med familjen.

Steg 4 – Boka konferensanläggningen

När du vet datumet för konferensen så kan du börja leta efter konferensanläggningar som passar dina krav. Kostnaden är enbart en del av pusslet som ska lösas, här är andra saker som du bör tänka på.

  • Storleken: Att boka en för liten lokal där alla måste sitta tight under många timmar är inte en bra ide. Det är inte heller bra att boka en för stor lokal så att det känns helt öde i rummet.
  • Platsen: Det är vanligtvis bäst att boka en avskild plats för konferensen så att alla deltagare kan fokusera på det ni gör. Ännu bättre är det om konferensanläggningen har en lugn, naturskön omgivning som får deltagarna att slappna av.
  • Atmosfären: Väldigt viktigt att anläggningen matchar den känsla som ni vill förmedla till deltagarna. Ett för stort rum, med kala väggar som ekar, ger inte en härlig känsla.
  • Konferensanläggningen: Behöver ni en stor konferenslokal för hela gruppen och sedan mindre grupprum för grupparbete. Vill ni vara helt avskilda från andra sällskap av säkerhetsskäl.
  • Konferensrummet: Hur ska placeringen av deltagarna vara? Biosittning så att alla tittar på mot talarna. U-sittning för att få en gruppdynamik?
  • Hotellrum: Hur kan deltagarna bo och hur ser budgeten ut. Är det enkelrum som gäller för samtliga eller delar ni rum så långt det går för att minska kostnaderna. Kan också vara en del av teambuilding att bo tillsammans en eller två nätter.
  • Måltider: Allergier och specialkost är idag ett vanligt inslag när det kommer till större grupper. Har restaurangen möjlighet att erbjuda det som ni behöver. Hur många rätter önskar ni till middagen? Är det någon speciell typ av eftermiddagsfika som behövs för att ge gruppen energi efter en stillasittande dag?
  • Transport: Hur enkelt är det för deltagarna att ta sig till konferensanläggningen. Åker alla med bil eller är publika transporter viktiga. Kan buss boka från närliggande flygplats eller stadskärna? Glöm inte att planera för hur alla ska komma hem efter konferensen också!
  • Konferenstekniken: Har konferensanläggningen rätt teknik? Är internetanslutningen snabb nog? Glöm inte att kontrollera så att även Wifi är snabbt nog. Finns det ljudutrustning med mic för större rum? Projektorer och TV, är de stora nog så att alla i rummet ser utan problem.

 När du förhandlar med konferensanläggningar, försök avsätta tid och besök anläggningen innan du bokar definitivt. Det är alltid bra att få en känsla för anläggningen så att eventuella frågor kan lösas innan du bokar definitivt och skriver avtal.

Steg 5 – Boka externa talare (valfritt)

En extern talare är alltid en uppskattad del av konferensen. Det finns talare som är inriktade på teambuilding, försäljning, mentorskap m.m. De mest uppskattade talarna är alltid uppbokade långt i förväg så börja skicka förfrågningar i god tid.

 Några saker att tänka på:

  • Ersättning: De populära talarna tar alltid betalt för sina framträdanden. Skicka förfrågan till många talare så att du vet vad normalpriset är. Tänk på att under vissa tidsperioden går det ofta att få ner priset beroende på deras beläggning.
  • Teknik: Behöver talare någon speciell utrustning? Är det ett större rum så försäkra dig alltid om att det finns ett ljudsystem och mik som kan användas. Många talare vill ofta använda blädderblock för att göra sin presentation mer levande.
  • Speciella önskemål: Om talaren ska vara med på lunch/middag, glöm inte bort att fråga om eventuella allergier eller specialkost. Hur löser ni transporten för den externa talaren? Ska det ingå i priset eller tillkommer kostnader för transport?

Gör en lista på de talare som svarar att de kan samt återkommer med pris i närheten av din budget. Det går ibland som sagt att få ner priset lite. Men kom ihåg att inte tacka nej till någon innan allt är klart. Bättre att ha fler att välja på till dess att avtalet är skrivet.

 Kan också vara bra, om budget finns, att ha en talare i reserv vid eventuell sjukdom.

Mer tips;

Boka talare via
Talarforum. https://www.talarforum.se/
Sveriges Talare, https://www.sverigestalare.se/

Steg 6 – Boka aktiviteter (valfritt)

Efter många timmar i en konferenslokal så längtar alla att få röra på sig. En aktivitet under ett par timmar ger ny energi till gruppen.

Det finns aktiviteter som passar de vanligaste målen för konferensen, såsom teambuilding, inspiration, tävling, fysisk aktivitet, naturupplevelse m.m. Boka den aktivitet som ligger i linje med konferensens mål.

Mer tips

Aktiviteter på Thoresta
Spa-bad och bastu på Ören
Aktivitetsrummet Loftet

Steg 7 – Planera din agenda

Nu när alla stora delar är på plats, nu är det dags att planera agendan i detalj. Det idealiska är att ha agendan klar långt i förväg så att alla interna talare har tid att färdigställa sina presentationer.

Kom ihåg att utgå från ditt mål för konferensen när du sätter agendan. Det är lätt att boka för mycket under konferensen bara för att man vill maximera nyttan med dagarna. Är målet med konferensen att deltagarna ska lära känna varandra så motverkar det tyvärr syftet. För mycket innehåll gör att det inte blir tid att umgås.

En agenda för konferensen kan se ut så här:

  • Dag 1
    • Keynote med extern inspirationstalare
    • Konferens med interna presentatörer
    • Lunch
    • Konferens med interna presentatörer
    • Teambuilding
    • Gemensam middag
  • Dag 2
    • Frukost
    • Grupparbeten
    • Lunch
    • Presentation av grupparbeten inför hela gruppen
    • Aktivitet med lagtävling
    • Avslutningstal och avtackning av deltagarna.

Steg 8 – Bjud in deltagarna till konferensen

Nu till en väldigt rolig del i planeringen, inbjuden till konferensen. Hur ska ni presentera konferensen och bjuda in. Är det via en kalenderbokning i mailen eller vi personlig pappersinbjudan. Hur håller ni redan på vilka som tackat ja, vilka som behöver transport samt olika allergier m.m.

För större event är det bra att skapa en websida med anmälningsformulär. Då går det att samla in all information på en gång. Deltagarna kan också under tiden fram till konferensen själv gå in och uppdatera sin information. Saknar du budget eller möjlighet att skapa en websida för inbjudan? Då finns det speciella sidor på webben som erbjuder det till en låg kostnad.

 Mer tips och verktyg

Skapa en webb för inbjudan, https://sv.wix.com/website/templates/html/events
Google Forms, https://www.google.se/intl/sv/forms/about/

Steg 9 – Hålla konferensen

Den stora dagen är äntligen här. Förhoppningsvis så har du planerat alla ovanstående steg bra så att du kan koppla av lite grann under konferensen.

 Ett par saker att tänka på

  • Kontrollera att externa talare inte är sjuka, kalla in backup om så är fallet.
  • Introducera alltid de externa talarna
  • Påminn om hålltiderna i agendan så att inte presentationer drar över tiden.
  • Be om feedback under konferensen på hur deltagarna upplever eventet
  • Njut…

Steg 10 – Uppföljning efter konferensen

Nu är allt över men du har lite kvar att göra.

Du bör följa upp med alla iblandade, med ditt team om ni varit fler iblandade i planering, talarna, och självklar deltagarna. Du vill följa upp av två orsaker:

  1. Säga ”Tack!”. Du ska alltid säga ett stort tack till alla inblandade. De har förberett och lagt tid och energi på konferensen. Utan dem hade det inte blivit en framgång.
  2. Samla in feedback. Du vill veta vad som upplevts som bra, vad som varit dåligt. Alla feedback är bra. Nästa gång går alltid att göra lite bättre.

Lättaste sättet att samla in feedback är att skicka ut en enkät via email. Det finns många siter på webben som erbjuder online enkäter för snabb och enkel feedback från deltagarna. Vad tyckte de var bäst med konferensen. Vilket betyg sätter de på de olika delarna (innehåll, presentationer, anläggningen, rummen, tekniken, maten, aktiviteter). Vad bör ändras eller förbättras?

Försök att göra uppföljningen de närmaste dagarna efter konferensen när allt är färskt i minnet. Alla är upptagna och minnen bleknar snabbt när vardagen är tillbaka.

Mer tips och verktyg

SurveyMonkey, https://sv.surveymonkey.com/
Google Forms, https://www.google.se/intl/sv/forms/about/

Lycka till med din konferens!

Förhoppningsvis har du nu en mycket bättre ide på vilka delar som behöver planeras för en lyckad konferens.

Nu är det dags att köra, vi vet att du kan fixa det!

Har du fler frågor, kontakta oss gärna!

Tillbaka till huvudsidan för Konferens

Herrgårdens lounge är bekväm efter dagens konferens och aktiviteter

Thoresta Herrgård  |  197 93 Bro  | Telefon: 08-582 42600 | Epost: info@thoresta.se

Karta och vägbeskrivning Google Maps